Wantedlyの応募者情報を社内でどこまで共有するか｜見る人と項目の決め方

Wantedlyで応募やスカウトの返信が来ると、面談に出る社員や選考の面接官に、相手の情報を見せる必要が出てきます。そのときに、「どこまで見せてよいのか」「チャットにプロフィールの画面を貼ってよいのか」と迷う声をよく聞きます。逆に、慎重になりすぎて、面談に出る人が相手のことを何も知らずに会う、ということも起きます。結論から言うと、共有の範囲は「何のために見るか」から決めます。目的ごとに見る人と見る項目を決め、置き場を一つにして、転送やスクリーンショットで広げない形にします。残す期間や消し方は、自社の個人情報の取り扱い方針と、Wantedlyの利用規約に沿って決めます。 この記事は一般的な考え方の整理で、法的な判断が要る場面は、社内の管理部門や専門家に確認してください。

症状の確認｜広がりすぎ・足りない、の両方がある

候補者は、Wantedlyで「話を聞きに行きたい」を押したとき、その会社の採用に関わる人に見られることは想定しています。ただ、採用に関わらない社員にまで話が回ることは想定していません。

原因の切り分け｜この順番で見る

1. 目的が決まっていない：面談の準備のためか、選考の判断のためか、記事の見直しのためか
2. 見る人が決まっていない：目的が決まれば、見る人は自然に絞られる
3. 置き場が散っている：管理画面、台帳、チャット、個人のメモに分かれている
4. 残す内容が決まっていない：仕事に関係のない事情まで書かれる
5. 残す期間と消し方が決まっていない：終わった人の情報が残り続ける

1から順に決めると、2から5の多くは、そこから導けます。

エージェントベストの見解

相談で多い思い込みは、「面談に出る人には、相手の情報をできるだけ多く渡したほうが、面談がうまくいく」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとしてWantedlyの運用を見ていますが、事前に情報を渡しすぎると、面談に出る人は相手を「評価する目」で見始め、カジュアル面談が選考の面接に近づきます。人事が付けた印象のメモまで渡すと、なおさらです。当社が勧めるのは、面談に出る人に渡すのは、相手が自分で書いたプロフィールと、こちらから送ったスカウトの文面、相手が読んで来た記事の三つに絞ることです。これで、相手の話を「続きから」聞く準備は足ります。社内の印象や評価は、面談に出る人には渡さず、選考に進んでからの面接官に必要な分だけ渡します。

打ち手1｜段ごとに、誰に何を見せるかを決める

面談メモの書き方はWantedlyのカジュアル面談の内容が社内で共有されないときで書きました。

打ち手2｜置き場を一つにし、広げる手段を決めておく

• 置き場は、管理画面と台帳の二つまで：台帳の持ち方はWantedlyの応募・スカウトの管理の仕方
• 管理画面に入れる人を絞る：権限の種類と設定の方法は、管理画面とヘルプで確認する。考え方はWantedlyの管理画面の基本操作
• チャットには、台帳の行へのリンクか、段の変化だけを書く：プロフィールの画面や本文を貼らない
• スクリーンショットや転送で、置き場の外に出さない
• 台帳の共有範囲を、見る人だけにする：リンクを知っている人なら誰でも見られる設定にしない

打ち手3｜残す内容と期間を決める

• 残すのは、採用の判断と連絡に要ることだけ：家族、健康、出身、信条など、仕事に関係のない事情は残さない。そもそも聞かないことはカジュアル面談で聞くこと・聞かないこと
• 終わった人の情報の扱いは、自社の方針に沿って決める：いつまで残し、いつ誰が消すか。管理部門と決める
• 改めて連絡する可能性がある人の扱いを決める：本人の了承を得たうえで残すかどうか
• 個人のメモや端末に、候補者の情報を残さない

打ち手4｜社員の知人が応募してきた場合

社員の知人や元同僚が応募してくることがあります。その社員が選考に関わるかどうかを先に決め、関わらない場合は、選考の中身をその社員に伝えないようにします。結果を本人より先に知人の社員が知る、という順番にならないようにします。

外に出す場合の範囲

運用代行や代理店に運用を頼むと、候補者の情報を社外と共有する場面が出ます。共有する前に、次のことを決めます。

• 見せる項目と、見せない項目：代行に要るのは、多くの場合、段と次の連絡日と文面まで
• 管理画面に入ってもらうか、台帳の一部だけを見せるか：管理画面に外部の人を入れる場合の扱いは、Wantedlyの利用規約とヘルプで確認する
• 契約での取り決め：情報の扱い、終わったあとの消去
• 終わった人の情報を、外部に残さない

代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

外部に出せるのは、どこまでか。当社がWantedlyの運用を支えるとき、扱う情報は「どの段の相手が何人いて、次の連絡日がいつか」と、スカウトの文面と、記事の見直しに使う「読んで分からなかったこと」の集計で足ることがほとんどです。相手のプロフィールの中身や面談メモそのものを当社が持つ必要がある場面は、多くありません。当社が運用を始めるときに最初にお伝えするのは、「当社に見せる項目を、先に一覧で決めてください」ということです。見せる項目が決まっていれば、管理画面の権限も、台帳の共有範囲も、それに合わせて設定できます。必要以上に見せないことは、候補者のためでもあり、企業と当社の双方の手間を減らすことにもなります。

まとめ

• 共有の範囲は「何のために見るか」から決める。目的が決まれば、見る人と項目が絞られる
• 面談に出る人に渡すのは、プロフィール・送った文面・読んで来た記事。人事の印象や評価は渡さない
• 置き場は管理画面と台帳までにし、チャットへの貼り付け・スクリーンショット・転送で広げない
• 仕事に関係のない事情は残さない。残す期間と消し方は、自社の個人情報の取り扱い方針とWantedlyの利用規約に沿う
• 社外と共有する場合は、見せる項目を先に一覧で決め、契約で取り扱いを合意する

よくある質問

現場の責任者が、すべての応募者を見たいと言います

見る目的を確認します。募集の状況を知りたいなら、段ごとの人数と、面談に進んだ人の一覧で足ります。一人ひとりのプロフィールが必要なのは、その人が面談や選考に出る場合です。目的に合わせて見せるものを分けると、責任者の時間も減ります。

面談メモに、相手が自分から話した家庭の事情を書いてもよいですか

採用の判断や連絡に要らない事情は、相手が自分から話したことでも残しません。勤務の時間帯や働き方の希望として話された場合は、「勤務の時間帯の希望あり」のように、仕事に関わる形だけで残します。迷う場合は、社内の管理部門に確認します。

応募者情報の扱いの整理は、御社に相談できますか

できます。当社は、段ごとに見せる範囲の整理、台帳の列と共有範囲の設計、社外と共有する項目の一覧づくりを支えられます。個人情報の取り扱い方針の決定、法的な判断、権限の設定は企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、Wantedlyの運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。