Wantedlyの担当者が交代したときの立て直し｜最初の一週間と復元の順番

Wantedlyの担当者が、急に交代した。異動、退職、休職。引き継ぎは短いか、ないままで、管理画面の権限だけが渡された。スカウトへの返信が来ているが、誰が誰にどこまで対応していたか分からない。記事は、前任が最後に出したまま。結論から言うと、引き継ぎがないまま交代したときは、「返信待ちの候補者」を最初に拾って返します。記事は止めず、短い一本を出して日付を動かします。型と「こんな人」と社員の協力の形は、作り直すのではなく、管理画面と出ている記事から復元します。名義と書き手の変更を、候補者と社員に伝えます。前任と代理店に聞けることは聞き、最初の月はスカウトを減らして、記事は短く続けます。 この記事では、交代直後に起きること、最初の一週間、復元の順番、名義と書き手の変更、聞けること、最初の月、分担を整理します。計画的な引き継ぎはWantedlyのスカウト運用の引き継ぎ、OfferBoxの場合はOfferBoxの担当者が交代したときの立て直しで書きました。この記事は、Wantedlyに特有の「記事」と「社員の協力」を含めた立て直しです。

この作業の目的｜「止めない」と「復元する」を、同時に進める

担当者の交代で最も重いのは、返信した候補者が放置されることと、記事の更新が止まって会社ページの日付が古くなることです。候補者の側から見ると、担当が変わったことは分からず、「返事が来ない会社」「動いていない会社」になります。

目的は、進行中の候補者を止めないこと、記事を止めないこと、前任の運用を復元すること、を同時に進めることです。

交代直後に、起きること

「返信待ちの候補者」と「記事の停止」は、今週中に対処します。他は、一か月で復元します。

最初の一週間で、やること

1. 返信待ちの候補者を、拾って返す

• 管理画面で、返信済みで未対応の候補者を全部拾う：スカウトへの返信と、「話を聞きに行く」の両方
• 当日、全員に一言返す：「担当が変わりました。〇〇と申します。お待たせしました」。面談の日程と形を添える
• 日数が経っている候補者には、遅れたことを一言添える：隠さない
• 返した記録を、新しい台帳の最初の行にする

返し方はWantedlyでスカウトに返信が来たあとの進め方で書きました。

2. 進行中の候補者の状況を、管理画面から復元する

• 返信済みの候補者を、段ごとに並べる：返信のみ、面談済み、選考中、内定
• 管理画面のやりとりを読み、各候補者の「次に何をするか」を一行で
• 面談済みの候補者は、誰が面談に出たかを、やりとりと現場に聞いて確かめる
• 内定者は、次の連絡日と話す相手を確かめる

3. 記事を、止めない

• 今週中に、短い一本を出す：写真一枚と一段落でもよい。日付を動かす
• 「担当が変わりました」を記事で書かない：候補者は気にしていない。普通に出す
• 前任が書きかけていた記事があれば、短く整えて出す：完成させようとしない

記事を止めないことは、Wantedlyの立て直しに特有の作業です。Wantedlyの更新が止まってしまったとき

4. 面談に出る人と社員と代理店に、交代を伝える

• 面談に出ていた現場の人に、交代と進行中の候補者の状況を伝える
• 記事に出た社員、「話して」と頼まれていた社員に、交代を伝える：「前任から聞いていない」を先に言う
• 代理店に、新任の連絡先を伝え、前任とのやりとりの記録を聞く
• 上司に、「返信待ちを返した。記事は止めない。型と協力の形は一か月で復元する」と伝える

エージェントベストの見解

相談で最も多い思い込みは、「担当が変わったので、会社ページと記事を新任の色で作り直したほうがよい」というものです。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、Wantedlyの運用を見ていますが、作り直した新任は、前任が社員から聞いて書いたストーリーと、社員一人ひとりに「話して」と頼んで築いた関係を捨て、社員に「また最初から」と思われ、記事の材料が集まらなくなっています。前任の記事は、前任の色ではなく、社員の言葉です。前任が築いた「話してもらう」関係は、記事に出た社員に「前任の〇〇さんが書いた記事、読みました」と伝えるだけで、新任に引き継げます。当社が担当交代の相談を受けるとき、最初にやるのは、新しい型を渡すことではなく、出ている記事を新任と一緒に読んで、「誰が話して、誰が書いたか」を復元することです。

復元の順番

「2」から「4」は、管理画面の送信済みの文面と、出ている記事と、記事に出た社員から復元できます。前任がいなくても、記事は残っています。型の作り方はWantedlyのスカウトのテンプレート、書き手を増やす考え方はWantedlyのストーリーの書き手を社内で増やす方法で書きました。

名義と書き手の変更を、伝える

• 前任の名義で送ったスカウトに返信した候補者には、「担当が変わりました」を最初の連絡で：隠さない
• 前任の名義の文面を、そのまま新任の名義で送らない：「送っている私は〜」の一文が、新任のものに変わる
• 代表や現場の名義で送っていたなら、名義の人は変わらない：新任が「〇〇（名義の人）に代わってご連絡します」と返す。Wantedlyのスカウトを代表の名前で送る
• 記事の書き手が変わることを、記事に出る社員に伝える：「前任と同じ形で、話を聞いて書きます」
• 内定者には、名義の変更と、話す相手が変わらないことを伝える

名義の変更の伝え方はWantedlyのスカウト運用の引き継ぎの「送り主の名前が変わるとき」で書きました。

前任と代理店と社員に、聞けること

前任に聞けない場合でも、出ている記事と記事に出た社員から、Wantedlyの運用の大半は復元できます。

交代後の最初の月は、スカウトを減らして、記事は短く続ける

• スカウトは、復元した型で少数：型を復元する前に送ると、前任の型と違う文面になる
• 返信への当日返しだけは、最初から守る
• 記事は、月に一本、短く：止めない。「話して」と頼む相手は、記事に出たことのある社員から
• 一か月で復元を終え、翌月からスカウトを読める数に戻す
• 上司に「最初の月は復元と記事の継続に使う」と先に伝える

スカウトを減らしても記事を止めないのは、Wantedlyでは記事の日付が候補者に見えているからです。Wantedlyの運用に工数が足りないとき

社内の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、復元の順番、前任とのやりとりの記録、申込時の「こんな人」、型の復元の手伝い、記事を整えること、管理画面の使い方、契約と更新時期までで、返信待ちへの対応、社員に頼むこと、面談、名義の決定は企業が行います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

これは契約後に起きることの話です。当社が販売パートナーとして契約後に最も多く関わるのが、担当者の交代です。Wantedlyでは、交代のときに失われやすいのが「社員との関係」で、前任が一人ひとりに「話して」と頼んで築いたものは、台帳にも管理画面にも残りません。残っているのは、出ている記事と、記事に出た社員の記憶です。当社が新任にお願いするのは、出ている記事を読んで、記事に出た社員に「読みました」と伝えることです。この一言で、社員の側に「続いている」が残り、次の「話して」が通ります。当社が契約時にお願いしているのは、記事の材料の置き場を個人のファイルではなく共有の場所にすることと、「誰に話してもらったか」を台帳に残すことです。交代は、いつ起きるか分かりません。

まとめ

• 引き継ぎがないまま交代したら、「返信待ちの候補者」を当日に拾って返すことと、記事を止めずに今週中に短い一本を出すことを最初に
• 型と「こんな人」と社員の協力の形は、作り直さず、管理画面の送信済み文面と出ている記事と記事に出た社員から復元する。前任がいなくても復元できる
• 名義と書き手の変更を、候補者と内定者と社員に隠さず伝える。代表や現場の名義なら名義の人は変わらず、新任が「代わってご連絡します」と返す
• 記事に出た社員に「読みました」と伝え、次を頼む。前任が築いた「話してもらう」関係は、この一言で引き継げる
• 最初の月はスカウトを減らして復元に使い、返信への当日返しと月一本の記事だけは守る。台帳と材料を共有の場所に置いて次の交代に備える

よくある質問

前任が退職していて、社員との関係も分かりません

出ている記事を全部読み、記事に出た社員を一覧にします。その社員に、「前任の〇〇さんが書いた記事を読みました。あのときの話を、また聞かせてもらえますか」と伝えます。前任がどう頼んでいたかは、社員本人が覚えています。記事に出ていない社員には、記事に出た社員から「こんな形で」と伝えてもらいます。

復元している間に、記事を出す時間がありません

写真一枚と一段落でも出します。記事に出たことのある社員に、「先週、何がありましたか」を一つ聞いて、それを一段落にするだけで、一本になります。復元より先に、記事の日付を動かすことを優先します。日付が止まると、スカウトで誘った候補者が会社ページで古い日付を見て、返信しなくなります。

Wantedlyの担当者交代の立て直しは、御社に相談できますか

できます。当社は、復元の順番、前任とのやりとりの記録、申込時の「こんな人」、型の復元の手伝い、記事を整えること、管理画面の使い方、契約と更新時期を支えられます。返信待ちへの対応、社員に頼むこと、面談、名義の決定は、企業が行ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、Wantedlyの運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。