専任の人事がいない会社の採用媒体の選び方｜窓口と面談に出る人から

専任の人事がいない会社が媒体を選ぶとき、最初にぶつかるのは「『人事がいないから媒体で自動的に集めたい』と契約し、通知を受ける人が決まっておらず承認や応募が誰にも届かず、気づいたときには数日経っていて学生が離れ、面談に誰が出るかも決まっておらず、『人事がいないと無理だ』で終わる」という問題です。結論から言うと、要るのは人事ではなく「通知を受ける窓口の一人」と「面談に出る人」です。窓口を一人に決め、名義は社長か現場責任者にし、検索・下書き・送信・一次返信・面談前の連絡は外に出します。外に出す範囲が最も広い会社なので、送る型が向き、記事を置く型は書ける人がいれば、比べられる場は返す人がいないと止まります。止まる理由は「窓口・面談に出る人・外に出す範囲」のどれかに切り分けます。 人事が一人いる場合は人事が1人の会社の採用媒体の選び方、兼務の場合は人事兼務の担当者が回せる採用媒体で書きました。この記事は専任の人事がいない会社に絞って、人事の代わりに何が要るかから媒体を選ぶ考え方を書きます。

専任の人事がいない会社に、起きること

判断軸を、専任の人事がいない会社に当てる

軸の詳しい見方は掲載型とスカウト型の違い、共感型と条件型の媒体の違いで書きました。専任の人事がいない会社では、「運用工数」で外に出す範囲が最も広いことと、「型」で比べられる場が最も向かないことが、他の会社と違います。

エージェントベストの見解

専任の人事がいない会社に、向いている媒体と向いていない媒体があります。当社は3媒体すべての販売パートナーとして、人事がいない会社の相談を受けますが、比べられる場（ワンキャリア）は、学生が来る数を会社が決められず、来た分を返す人がいないと止まる型で、専任の人事がいない会社には最も向きません。知名度があって来る数が多い会社ほど、返せずに「遅い会社」と体験談に書かれます。向いているのは送る型（OfferBox）で、検索・下書き・送信・一次返信・面談前の連絡を外に出せ、社内に残るのは「送る相手の一次の候補を確認する」「面談の日程を判断する」「面談に出る」の三つだけです。送る数も、面談に出る人の枠から決められます。記事を置く型（Wantedly）は、社長か現場責任者が「なぜ」を一度書ければ通年で読まれますが、来た分を返す窓口は要ります。当社が最初に確かめるのは、「通知を受ける窓口の一人」と「面談に出る人」が決められるかです。決められるなら、送る型で外に出す範囲を広く取れば回ります。決められないなら、どの媒体でも止まり、媒体の前に決めることがあります。

学生が、確かめること

• 返信の速さ：人事がいない会社は、返信が空きやすい。学生は空いた会社から離れる
• 誰の会社か：「採用担当」の名義では、誰と働くか分からない。社長か現場責任者の名前で
• 面談で誰に会えるか：人事がいないなら、社長か現場責任者に直接会えることが、逆に強みになる
• 会社の規模と、続くか：人事がいない会社は小さいことが多い。事業と取引先で
• 選考の流れ：型が無いことは、日程の曖昧さで伝わる。外から型を入れて、流れを書く
• 内定後の連絡が空かないか：窓口が忙しい時期に止まらないか

この条件なら、どれを先に検討するか

どれか一つが正解ではなく、窓口と面談に出る人が決められるか、書けるか、外に出す費用で、先に検討するものが変わります。媒体は一つ、職種は一つ。

組み合わせ

• 外に出す範囲を、最も広く取る：検索・下書き・送信・一次返信・面談前の連絡。判断（送る相手の確認、面談の日程、内定）だけ社内に。媒体と代行の違い、代行を頼む前提の整理
• 面談前の連絡を、外に出す：辞退を減らす連絡は、窓口では回らない。面談前の連絡で辞退を減らす方法
• 名義は社長か現場責任者、面談も本人：人事がいないことを、社長に直接会える強みに変える
• 人事を雇うかと、比べる：外に出す費用と、人事を一人雇う費用と時間。採用の人数が少ないなら、外に出すほうが続く。自社で運用するか代行に出すかの考え方
• 媒体は一つ、職種は一つ：複数の媒体を同時に使うときの考え方
• 型を、外から入れる：「こんな人」の一行、文面、返信、面談前の連絡、台帳の型を外から入れ、社内は確認だけ

見せ方｜名義は社長か現場責任者

• 「採用担当」の名義で送らない：誰の会社か分からない。社長か現場責任者の名前で
• 「人事がいない」を、隠さず強みに：「面談は社長が直接出る。人事を通さない」
• 「こんな人」の一行を、社長か現場責任者の言葉で：「〇〇の仕事を、ゼロから教えて、△△を任せたい」
• 返信の日数を、外に出した型で守る：「応募から〇日以内」。窓口の細切れの時間では守れないので、一次返信を外に
• 選考の流れを、日数で：「面談は社長。内定までは△回」
• 会社が続くことを、事業で：数値は自社の実態で。この記事では書かない
• 内定後の連絡の間隔を、書く：外に出す面談前の連絡と同じ型で

社内と外の分担

運用代行や代理店が支えられるのは、型の一式、検索・下書き・送信・一次返信・面談前の連絡、台帳の更新、日程の調整までで、窓口の指名、面談に出る人、判断、面談、内定後の連絡そのものは社内が担います。代理店の代行の範囲は代理店に運用まで頼めるかで書きました。

エージェントベストの見解

専任の人事がいない会社で採用が止まったと相談を受けたとき、当社が最初に切り分けるのは、「止まった理由が、窓口か、面談に出る人か、外に出す範囲か」です。三つは直し方が違います。窓口が理由なら、通知を受ける人が決まっていないか、決まっていても細切れの時間で確認していないので、一人に決めて、確認の時間を毎日の決まった時間に固定します。面談に出る人が理由なら、承認の後に「誰が会うか」で止まっているので、社長か現場責任者が週に枠を持ちます。外に出す範囲が理由なら、出す範囲が狭くて社内に作業が残っているか、逆に判断まで外に投げて止まっているかで、「作業は外、判断は社内」の線を引き直します。「人事がいないから止まる」と一括りにして人事を雇うか媒体を変える会社が多いのですが、止まった段（通知の後か、承認の後か、面談の後か）を見ると、理由は一つに絞れることが多く、直すのも一か所で足ります。人事を雇うのは、三つを直しても回らないときです。

まとめ

• 専任の人事がいない会社に要るのは、人事ではなく「通知を受ける窓口の一人」と「面談に出る人」。この二つが決められないなら、どの媒体でも止まる
• 外に出す範囲を最も広く取る。検索・下書き・送信・一次返信・面談前の連絡は外に、判断（送る相手の確認、面談の日程、内定）と面談は社内に
• 送る型（OfferBox）が向く。記事を置く型（Wantedly）は社長か現場責任者が一度書けて返す窓口があれば。比べられる場（ワンキャリア）は来る数を決められず返す人がいないと止まるので、最も向かない
• 名義は社長か現場責任者にし、「人事がいない」を「社長に直接会える」強みに変える
• 止まる理由は「窓口・面談に出る人・外に出す範囲」のどれかに切り分けて、一か所を直す。人事を雇うのは、三つを直しても回らないとき

よくある質問

人事を雇うのと、外に出すのと、どちらがよいですか

採用の人数と、年に何か月採用が動くかで決めます。新卒を毎年数人で、動くのが半年なら、外に出すほうが続きます。人事を雇うと、採用が動かない時期の仕事も要り、その一人が辞めると止まります。外に出す形なら、窓口と面談に出る人が社内にいれば、型は外に残ります。毎年十名以上で、中途も通年で動くなら、人事を一人置いて、その人に四つ（一枚、文面の型、連絡の型、台帳）を外に置いてもらう形に移ります。

社長が面談に出る時間がありません

面談に出る人が決められないなら、今年は採る時期ではないか、現場責任者が出る形にします。社長の時間が出ないのに媒体を契約すると、承認の後に止まって、学生に断ることになります。現場責任者が面談に出るなら、名義もその人にし、社長は内定の前に一度だけ会う形にします。それも出せないなら、外に出す範囲をいくら広げても、面談は外に出せないので、回りません。

専任の人事がいない会社の媒体選びは、御社に相談できますか

できます。当社は、型の一式、検索・下書き・送信・一次返信・面談前の連絡、台帳の更新、日程の調整を支えられます。窓口の指名、面談に出る人、判断、面談、内定後の連絡そのものは、社内で担ってください。当社はOfferBox・Wantedly・ワンキャリアの販売パートナーとして、専任の人事がいない会社の媒体選びと運用を支えています。3媒体の全体像は3媒体の違いと選び方にまとめています。